A perda de documentos que se deterioram ao longo do tempo e o volume de papel arquivado ocupando grande espaço físico tornaram-se um processo crítico dentro das organizações. Para solucionar este problema, oferecemos a DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS e GESTÃO DE DOCUMENTOS (GED). O objetivo é eliminar os arquivos de documentos volumosos, de difícil pesquisa, deterioráveis e inseguros.

A perda de documentos que se deterioram ao longo do tempo e o volume de papel que ocupa grande espaço físico é uma realidade crítica dentro das organizações. Para solucionar este problema, a Infra oferece a DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS e a GESTÃO DE DOCUMENTOS (GED).

Com base nas experiências adquiridas em serviços realizados em Usinas Hidrelétricas, Usinas Termelétricas e Pequenas Centrais Hidrelétricas (UHEs, UTEs e PCHs), desenvolvemos uma solução simples e eficaz de gestão de acervo digital, que pode ser customizada para empresas das mais variadas áreas de atuação, como Construtoras, Hospitais, Shoppings etc.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS – É transformar a informação que está no papel em arquivos eletrônicos através de um scanner. Para que o serviço seja feito com a mais absoluta qualidade é necessário um planejamento cuidadoso antes de sua implementação. O objetivo é eliminar os arquivos de documentos volumosos, de difícil pesquisa, deterioráveis e inseguros. As imagens capturadas na digitalização de documentos podem ser visualizadas em microcomputadores, podendo ser ampliadas para melhor leitura dos detalhes ou reduzi-las para impressão.

GESTÃO DO ACERVO FÍSICO – A Infra desenvolveu uma metodologia exclusiva para o processo de digitalização dos documentos. O trabalho inicia-se com a organização dos documentos para facilitar a inserção de dados no sistema e, consequentemente, a busca pelo conteúdo. Os documentos são organizados em locais específicos, ordenados por títulos, data, marca de equipamento, categorias, ordem de serviço, assuntos, temas etc. É feita uma análise cuidadosa quanto à qualidade dos documentos, retirando-se os clipes, grampos ou qualquer outro elemento que prejudique o processamento e o manuseio dos mesmos.

GESTÃO DO ACERVO DIGITAL – A Infra disponibiliza um sistema próprio capaz de captar, armazenar e localizar os arquivos digitais dos documentos. O acervo digital pode conter desenhos e plantas de equipamentos, manuais e normas, relatórios, plantas de construções, croquis, prontuários, documentos administrativos etc. Com a organização digital, o usuário terá maior rapidez na busca de um determinado arquivo, otimizando o seu tempo na tomada de decisões. A Infra garante total fidelidade ao documento original.

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) – O GED é um conjunto de metodologias, processos e tecnologias que permitem o gerenciamento de todo o acervo físico no formato digital.

É um sistema que armazena e organiza os documentos digitalizados, proporcionando economia de tempo e lucratividade para a empresa, uma vez que diminui o custo com inúmeras cópias de papel e com horas de pesquisa às informações. O acesso é rápido e promove o aumento da produtividade dos funcionários. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser customizado para empresas de qualquer porte e área de atuação.

Veja as vantagens da digitalização de documentos:

  • Digitalização de acervo técnico, cópia e atualização de desenhos/plantas que se danificam;
  • Inserção de arquivos digitais em software desenvolvido pela Infra, permitindo ajustes e customização para atender a qualquer necessidade;
  • Os profissionais poderão estar em trabalho de campo com os documentos dos equipamentos impressos sem se preocupar com a perda do documento original;
  • Comodidade, facilidade e rapidez para a execução dos trabalhos;
  • Vários colaboradores poderão ter acesso a um mesmo documento ao mesmo tempo;
  • Proporciona aos usuários maior confiabilidade dos documentos;
  • Rapidez e precisão na localização de plantas, arquivos, desenhos etc.;
  • Ilimitadas possibilidades de indexação (pesquisas para localização de documentos);
  • Redução de custos com cópias;
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
  • Evita extravio ou falsificação de documentos.