Digitalização de plantas e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

A perda de documentos que se deterioram ao longo do tempo e o volume de papel arquivado ocupando grande espaço físico vêm tornando-se um processo crítico dentro das organizações. Para solucionar este problema, a Infra Experts oferece a DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS e GESTÃO DE DOCUMENTOS (GED).

Com base em experiências adquiridas em serviços realizados em Usinas Hidrelétricas, Usinas Termelétricas e Pequenas Centrais Hidrelétricas (UHE's, UTE's e PCH's), desenvolvemos uma solução simples e eficaz de gestão de acervo digital, podendo ser customizado para Construtoras, Hospitais, Shoppings, Profissionais, entre outras empresas dos mais variados segmentos de atuação.

Digitalização de documentos

Digitalização de Documentos é transformar a informação que está no papel em arquivos eletrônicos através de um scanner. Visa, fundamentalmente, eliminar os arquivos de documentos volumosos, de difíceis pesquisas, deterioráveis e inseguros. As imagens capturadas da digitalização de documentos podem ser visualizadas em microcomputadores, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes, reduzidas e impressas. A iniciativa de digitalizar conteúdo requer um planejamento cuidadoso antes de sua implementação.

Gestão do acervo físico:

Desenvolvemos uma metodologia para o processo de digitalização dos documentos. A primeira etapa consiste na organização dos documentos para facilitar a inserção de dados no sistema e, consequentemente, as buscas aos conteúdos. Os documentos são organizados por títulos, ano, marca de equipamento, categorias, ordem de serviço, assuntos, temas etc, em locais específicos. Neste mesmo momento também é analisada a qualidade dos documentos, retirado-se os clipes, grampos ou qualquer outro elemento que prejudique o processamento e o manuseio dos mesmos.

Gestão do acervo digital: A Infra Experts disponibiliza um sistema próprio capaz de captar, armazenar, localizar, ou seja, gerenciar versões digitais de informações da usina. O acervo digital poderá conter desenhos e plantas dos equipamentos, manuais e normas, relatórios, medidas de controle, sistema preventivos de acidentes, prontuários das instalações elétricas (NR10) e demais documentos administrativos da usina. Assim, os usuários terão maior rapidez nas buscas no arquivo, diminuindo o volume de papéis e agilizando a tomada de decisões. A Infra garante a fidelidade ao original (material digitalizado e vetorizado).

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

A sigla GED significa "Gerenciamento Eletrônico de Documentos", que em linhas gerais pode ser descrito como um conjunto de metodologias, processos e tecnologias que permitem a uma empresa gerenciar todo o seu acervo de forma digital.

É um sistema que armazena e organiza os documentos digitalizados, proporcionando economia de tempo e dinheiro para a empresa, uma vez que diminui o custo com inúmeras cópias de papel e com horas de pesquisa às informações. Ou seja, o acesso é rápido, aumentando, assim, a produtividade dos funcionários. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser customizado para empresas de qualquer porte e segmento de atuação.

Vantagens da digitalização

• Digitalizações de acervo técnico, cópia e atualização dos desenhos/plantas do acervo técnico danificado e avariado;

• Inserção de arquivos digitais em software desenvolvido pela Infra, permitindo ajustes e customização para atender qualquer necessidade;

• Os engenheiros e responsáveis poderão estar em campo com os documentos dos equipamentos impressos sem se preocupar com a perda do documento original;

• Comodidade, facilidade e rapidez para a execução de trabalhos;

• Vários colaboradores poderão ter acesso a um mesmo documento ao mesmo tempo;

• Proporciona aos engenheiros maior confiabilidade dos documentos atualizados, ou seja, maior precisão durante a realização das manutenções periódicas e programadas;

• Extrema velocidade e precisão na localização de plantas, arquivos, desenhos;

• Ilimitadas possibilidades de indexação (pesquisas para localização de documentos);

• Redução de custos com cópias;

• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);

• Evita extravio ou falsificação de documentos.